Архивное дело на Руси появилось с зарождением письменности. Государственные бумаги сначала содержались в княжеском дворе, затем в монастырях, где места их хранения назывались сокровищницами. А единый архив Московской Руси был создан в начале XV века, хотя собственно понятие архива было введено во времена великого реформатора Петра I. Прошли века, а задача сберечь историю и накопленный опыт остается по-прежнему актуальной.
Архивный отдел администрации Старобешевского района в этом году отмечает небольшой, но значимый юбилей – двадцатилетие со дня создания (в 2004 году был создан Трудовой архив – для хранения документов по личному составу). Все это время руководит учреждением Александра Шепотько. За этот период было собрано немалое количество единиц хранения.
Как рассказала Александра Алексеевна, одним из основных направлений деятельности отдела является исполнение запросов граждан, а также предприятий, учреждений и организаций по архивным документам, которые находятся на хранении. В последнее время на специалистов легла значительная нагрузка по выполнению справок социально-правового характера – о заработной плате и подтверждении факта работы.
– Процесс этот очень трудоемкий, – отмечает начальник отдела, – и когда приходит посетитель и говорит: «Дайте сейчас», это практически невозможно, потому что мы не обладаем такими физическими возможностями и достаточным количеством оргтехники. Дело в том, что все документы раньше формировались в бумажном виде, ведомости составлялись вручную. Например, на днях пришла посетительница с просьбой подтвердить трудовой стаж с 1957 по 1968 год – в совхозе «Бешевский» и на цемзаводе, который находился в Амвросиевке. Чтобы все это найти, нужно проделать колоссальную работу, поднять соответствующие ведомости.
Благодаря тому что в архивном отделе стабильный, слаженный коллектив, где каждый четко выполняет свои профессиональные обязанности, документы находятся в идеальном состоянии. За порядок в хранилище отвечает Светлана Карасева, которая знает, где и что лежит.
Ежедневно в архив приходят люди, порядка десяти человек. Это достаточно большое количество, ведь каждому нужно уделить максимум внимания, а штат небольшой, и на сотрудников ложится значительная нагрузка. Особенно сейчас, когда самый пик напряжения.
– Но коллектив справляется, потому что давно все работают, все уже знают, изучаем новые правила, новое законодательство. Изменений много – они, в частности, есть и в сроках хранения документов. Все это мы применяем в своей работе, – утверждает Александра Алексеевна. – На данный момент у нас сорок тысяч единиц хранения. По российским стандартам один сотрудник должен обслуживать десять тысяч. Поэтому нагрузка у нас выше положенной, но мы справляемся, несмотря на нехватку оргтехники.
Самая большая проблема архивов, по словам специалистов, – это площади и «свободная полка», то есть это стеллажи. Помещение должно быть оборудовано, обязательные условия – стеллажи, решетки, обитые металлом двери, охранно-пожарная сигнализация (без нее хранить документы невозможно). Ведь с каждым днем добавляется новая документация.
Так, сейчас происходит процесс ликвидации учреждений, которые работали в системе ДНР, и стоит вопрос: куда девать документы. Прежде всего, чтобы архив их принял на хранение, необходимо основание – указ, распоряжение, где это четко прописано. Поэтому ведется большая работа консультативно-методического плана с районными организациями, которые ликвидируются. Это управление агропромышленного развития, Фонд социального страхования от несчастных случаев, отдел земельных ресурсов. Архив курирует подготовку ими документов в соответствии с правилами Российской Федерации, составляется научно-справочный аппарат. Потому что в дальнейшем архивный отдел будет выдавать справки социально-правового характера и тематические, которые имеют юридическую силу.
Когда в 2022 году началось освобождение территорий, временно подконтрольных Украине, архивный отдел тоже не остался в стороне.
– К нам обратился представитель Новотроицкой администрации – были брошены документы по личному составу ОАО «Новотроицкое СМУ № 3», – рассказывает Александра Шепотько. – Непонятно, почему с 2006 года эти документы не были приняты в Волновахский трудовой архив еще при Украине. Для меня это просто нонсенс. Я знаю, насколько сильным там был архив. Но почему документы не поступили туда, а были брошены, закрыты в каком-то помещении и люди не имели возможности получить свои справки для оформления пенсии? Мы приняли 132 единицы хранения и сегодня на их основании выдаем людям справки. Обращаются, конечно, и благодарят: «Вы такое хорошее дело сделали, что забрали документы! И большое спасибо, что выдаете эти справки». Да, тяжеловато и не так быстро, как хотелось бы, на что я отвечаю: мы сделали хорошее дело двадцать лет назад, когда организовали Трудовой архив и когда началась массовая ликвидация колхозов, совхозов и КСП, а мы это все сформировали в одном месте, централизованно.
Стоит отметить, что в 2013 году в соответствии с указом президента Украины документы можно было раздать из архивов, но в районе было принято решение (как впоследствии оказалось, верное!) оставить их на месте.
– Некоторые районы раздали – теперь у них большие проблемы, – говорит Александра Шепотько. – Потерялось значительное количество документов, пострадали люди. Ведь архив знает не только то, что у него хранится, мы обладаем информацией, которая хранится где-то. И когда приходят и спрашивают: «А вы не можете подсказать, где нам вот это найти?» – мы помогаем и ориентируем.
Основная задача архивного отдела остается неизменной – сохранение истории, ее анализ, консультации и контроль над делопроизводством. Поэтому сегодня здесь занимаются и документами по личному составу, ведь в Республике еще не создано таких учреждений, а все нужно сберечь и не позволить затеряться.
– Мы просто очень любим свою работу, – признается Александра Алексеевна. – И стараемся не только сохранить каждый значимый документ, но и помочь каждому обратившемуся к нам человеку.
На фото: начальник архивного отдела Александра Шепотько (справа) и главный специалист Инна Булатова обсуждают рабочие моменты
Присоединяйтесь к ОК, чтобы подписаться на группу и комментировать публикации.
Комментарии 1